Совершенствование кадрового учета на промышленном предприятии

Введение
кадровый учет экономический
Не одно предприятие не сможет полноценно функционировать в условиях современной конкуренции, если внутренняя деятельность компании будет лишена организации труда и управления трудовыми отношениями.
Учет персонала призван урегулировать хозяйственную деятельность предприятия, позволяя эффективно им управлять и организовывать работы с документами.
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий.
Одной из самых важных функций кадрового учета - оформление и закрепление трудовых отношений. Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством. Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Цель и задачи ВКР
Цель выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по совершенствованию учета персонала ЗАО «Сибирский антрацит».
Для решения поставленной задачи необходимо решить следующие задачи:
- изучить задачи и методы учета персонала на предприятии;
- дать характеристику ЗАО «Сибирский антрацит»;
- провести анализ кадрового потенциала и трудовых показателей предприятия;
- провести анализ учета персонала ЗАО «Сибирский антрацит»;
- предложить мероприятия по совершенствованию кадрового учета ЗАО «Сибирский антрацит».

.	
Задачи и методы учета персонала на предприятии

1.1 Цели и задачи кадрового учета на предприятии

В системе управления персоналом каждой организации существует подсистема (кадровая служба), непосредственно осуществляющая управление персоналом и социальным развитием коллектива. Размер и строение этой подсистемы зависят от размеров организации. На малых предприятиях кадровая служба часто отдельно не выделяется. Функции управления персоналом между собой делят руководитель предприятия и секретарь-делопроизводитель, который ведет кадровое делопроизводство (ведет и хранит трудовые книжки, листки по учету кадров, трудовые договоры). Основная часть функций ложится на руководителя организации и немногочисленных линейных руководителей. Иногда в структуру вводят инспектора по кадрам, который в большей степени занят делопроизводством по кадровым вопросам. Отдел кадров берет на себя основную задачу по учету персонала на предприятии. Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.
Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала [14].
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством
- учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;
- воинский учет;
- ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив;
- составление графика отпусков и контроль за его исполнением;
- оформление и регистрация больничных листов;
- учет материалов по поощрениям и награждениям;
- подготовка документов по оформлению пенсий работникам;
- издание приказов по работникам (прием, увольнение, перевод работников, установление надбавок и доплат, поощрения и наказания и др.);
- издание отпускных приказов;
- оформление командировок и издание приказов по командировкам;
- подготовка документов для представления их в орган социального обеспечения для назначения пенсий;
- составление различных видов отчетов по сотрудникам;
- ведение электронной базы по работникам;
- выдача копий документов, хранящихся в личном деле;
- работа с учетом бланков документов государственного образца [15].
Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
- с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;
- юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;
- по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям - нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.
Организации регулярно представляют в органы управления трудовыми ресурсами отчеты о структуре и степени обеспеченности своих потребностей в кадрах, в которых персонал группируется по различным признакам: профессионально-квалификационному уровню, половозрастным характеристикам, уровню образования, стажу работы и т.п., и составление таких отчетов тоже предполагает проведение анализа кадрового потенциала фирмы. При изменении деловой активности фирмы она должна заблаговременно позаботиться о высвобождающемся или требующемся персонале, сообразуя свои действия с требованиями трудового законодательства. С.В. Шекшня определяет понятие «статистика человеческих ресурсов» как систему данных о различных сторонах управления персоналом - производительности, издержках на рабочую силу, профессиональном обучении, динамике рабочей силы. В его книге приводится пример такого набора данных о персонале предприятия:
- структура и динамика рабочей силы по категориям занятых (производственный, непроизводственный и административный персонал и соотношение между ними); по возрасту, по уровню образования, по стажу работы в организации, по полу, по текучести, по показателю абсентеизма, по коэффициенту мобильности;
- производительность: объем реализованной продукции на одного работника за год, объем продукции, произведенной одним работником за один час, объем прибыли на одного работника, объем потерянной производительности из-за абсентеизма;
- издержки на рабочую силу: общие, доля издержек в объеме реализации, на одного сотрудника, на один производительный час;
- профессиональное обучение: доля сотрудников, прошедших обучение, доля часов на обучение в общем балансе рабочего времени, среднее число часов обучения на одного обученного, издержки на обучение: общие, на одного обученного, на один час обучения, на одного работника организации, доля издержек на обучение в объеме реализации[17].
Традиционные данные о персонале, являющиеся предметом интереса государственной системы занятости и органов статистического учета, включают данные о:
- профессионально-квалификационной структуре персонала;
- половозрастной структуре персонала;
- о структуре персонала по стажу работы - общему и в данной организации;
- о структуре персонала по уровню образования.
Обратимся к основным положениям «Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 №121 по согласованию с Минэкономики России и Минтрудом России [16].
Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами) в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом в основной и неосновной деятельности.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике 4 марта 1998 г. Постановлением №23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения №1 - мониторинг «Сведения о деятельности организаций в социально-трудовой сфере» и краткие указания по ее заполнению и ввел их в действие с отчета за январь-март 1998 г. В составе мониторинга имеются такие формы документов:
. Экономические показатели.
. Заработная плата (по категориям работающих).
. Распределение численности работников по размерам начисленной заработной платы за февраль, май, август, ноябрь.
. Движение работников и наличие вакансий (по полу, возрасту, категориям работников).
. Подготовка и повышение квалификации кадров (первоначальное обучение, переподготовка, повышение квалификации, затраты на эти мероприятия).
. Финансовые показатели (краткосрочная кредиторская задолженность по оплате труда, по социальному страхованию и обеспечению, краткосрочная дебиторская задолженность).
. Производственный травматизм (численность пострадавших, в том числе со смертельным исходом, профзаболевания, затраты на возмещение вреда по видам) [17].

1.2 Методы учета персонала на предприятии

План по трудовым ресурсам разрабатывается с целью произвести расчеты относительно числа служащих, рабочих, которые потребуются организации, и профессиональной структуры, которая будет необходима в данный период. Следует также принять решения об источниках потенциального набора, установить и поддерживать контакты для обеспечения того, чтобы потребности организации и потенциальное вознаграждение за труд, денежное или моральное, были известны будущему составу служащих, так как компании берут на работу людей самого разного профессионального уровня и нуждаются в самых различных специальностях.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы [10].
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:
- различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);
- табель и альбом форм документов;
- положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции ее работников;
- номенклатура дел компании;
- стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.
Примерный перечень нормативных документов в области документационного обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:
. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии, политики и ответственности в области управления документами; требований к управлению документами; состава нормативной базы в области управления документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами; организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;
. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные разделы:
- общие положения;
- документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;
- правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));
- организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;
- организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;
- другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).
Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.
При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.
Что касается регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и ее работников, то положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции делопроизводственного персонала разрабатываются на основе типовых или примерных, а также на основе организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, обеспечивает условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и объективно применять меры воздействия;
. Положение об архивном хранении документов включающая описание: порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии); порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования, фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное хранение;
. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски печатей и штампов, используемых в компании;
. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);
. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе;
. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.
Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. Технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) [10].

1.3	
Документационное обеспечение учета персонала

Для учета личного состава используют специальные формы первичных учетных документов:
- приказ (распоряжение) о приеме на работу - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей
- Личная карточка - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.
- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.
- Лицевой счет - открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне - все виды начислений и удержаний за каждый месяц.
- Приказ распоряжение о прекращении трудового договора - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях. Ссылка на таблицу 1.

Таблица 1 - Расшифровка унифицированных форм
Номер унифицированной формы	Наименование формы	
Т-1	Приказ о приеме на работу	
Т-2	Личная карточка	
Т-5	Приказ о переводе на другую работу	
Т-6	Приказ о предоставлении отпуска	
Т-8	Приказ о прекращении трудового договора	
Т-9	Приказ о направлении в командировку	

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.
Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:
- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
- прочие документы данного профиля.
В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.
Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т.е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме №Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность [4].
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
. Документация по приему на работу:
- заявление о приеме на работу;
- контракт о назначении на должность;
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.
. Документация по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.
. Документация по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении;
- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о структурном подразделении;
- график отпусков;
- должностные инструкции.
. Персональная документация:
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.
. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор.
. Распорядительная документация:
- приказы по личному составу.
. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;
. Информационно-справочная документация.
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [2].
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:
. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.
Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Целями разработки должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.
Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [12].
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.
Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.
График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года;
. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров и подписываются руководителем. Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока [4].
Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.
Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу [10].
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, и т.п. [6].
Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию [2].
Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы [10].
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.
Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия [2].
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда [13].
Документы, имеющие рекомендательный характер: коллективный договор, должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, личные дела, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приёме на работу и увольнении, докладные записки, журналы учёта военнообязанных.
Документы, зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности [6].
Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.
Состав документов кадровой службы значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет [13].

2. Анализ кадрового потенциала и организация учета кадров на предприятии ЗАО «Сибирский Антрацит»

.1 Общая характеристика предприятия ЗАО «Сибирский Антрацит»

Акционерное общество «Сибирский антрацит» создано как закрытое акционерное общество.
Юридический адрес: 633224 Россия, Новосибирская область, Искитимский район, п. Листвянский, ул. Советская 2а.
Тел/факс (383-43) 3-89-02.
Фактический адрес тот же.
Дата государственной регистрации: 30 октября 2001 г., основной государственный регистрационный номер 1025404670620.
Единственным акционером (собственником 100% размещенных акций) является АЛТАВЕРО ТРЕЙДИНГ ЛИМИТЕД. Уставной капитал оплачен полностью.
Организация подлежит обязательному аудиту. Аудитором ЗАО «Сибирский антрацит» является БДО «Юникон.
ЗАО «Сибирский антрацит» имеет филиал в г. Москве, представительство в г. Новосибирске.
Добыча угля открытым способом.
ЗАО «Сибирский антрацит» - предприятие, занимающееся добычей и обогащением антрацита, известное во всем мире как производитель высококачественного антрацита и входящее в тройку мировых лидеров. ЗАО «Сибирский антрацит» - лидер российского рынка антрацита, обладающий более чем 25-летним опытом самостоятельного освоения и развития угольных месторождений. Компания занимается добычей, обогащением и реализацией уникального угля, добываемого на месторождениях Западно-Сибирского региона России.
Предприятие расположено в Искитимском районе Новосибирской области, добыча ведется на месторождениях Горловского каменноугольного бассейна. ЗАО «Сибирский антрацит» - единственное угледобывающее предприятие в Новосибирской области.
Акционерное общество «Сибирский антрацит» было создано в апреле 1994 года в ходе государственной программы приватизации. Впоследствии, с принятием Гражданского кодекса РФ и Федерального закона «Об акционерных обществах», организационно-правовая форма компании изменилась на Открытое Акционерное Общество. В 2001 году «Сибирский антрацит» в результате торгов стал Закрытым Акционерным Обществом.
В июле 2006 года инвестиционный проект развития предприятия получил поддержку от Администрации Новосибирской области. В сентябре 2006 года «Сибирский антрацит» запустил масштабную семилетнюю инвестиционную программу, состоящую из трех этапов. Стоимость первого этапа программы составила более 3 млрд. рублей. В данный момент производственные мощности компании позволяют производить 3 млн. тонн антрацита в год, реализация инвестиционной программы направлена на увеличение производственных мощностей до 10 млн. тонн.
ЗАО «Сибирский антрацит» владеет лицензиями на добычу угля на пяти угленосных участках, позволяющими вести открытую добычу в течение последующих 30 лет.
На предприятиях ЗАО «Сибирский антрацит» действует экологическая программа, отслеживающая соответствие размещения отходов, предельно допустимых выбросов в атмосферу и водоемы существующим нормативам и лимитам. Программа принята для соблюдения требований природоохранного законодательства, лицензионных соглашений на право добычи антрацита и дополнительных соглашений с Администрациями Искитимского района и Новосибирской области.
Социальная политика является одним из приоритетов для ЗАО «Сибирский антрацит». Развитие компании неразрывно связано с ответственностью перед обществом, включающей успешную производственную деятельность, обеспечение достойных условий работы персонала, внимание к окружающей среде, заботу о сотрудниках и их семьях.
ЗАО «Сибирский антрацит» обладает многолетним опытом управления крупными промышленными предприятиями, глубоким пониманием производственного процесса и необходимых действий, связанных с его развитием, полным комплексом возможностей по организации и управлению планируемым расширением производства, высококвалифицированным управленческим и техническим персоналом.
Долгосрочный успех компании напрямую влияет на социальную стабильность Новосибирской области. Создание дополнительных производственных мощностей ЗАО «Сибирский антрацит» по обогащению антрацита позволяет увеличивать налоговые поступления в бюджет Новосибирской области.
Приоритеты внутренней социальной политики ЗАО «Сибирский антрацит»:
- создание новых рабочих мест;
- поддержание достойного уровня заработной платы;
- профессиональный рост сотрудников, повышение их «стоимости» на рынке труда;
- вопросы охраны, безопасности и условий труда;
- соблюдение экологических требований и международных норм;
- внедрение сертификации производства с учетом требований международных стандартов ISO 14001 и ONSAS 18001.
ЗАО «Сибирский антрацит» обеспечивает достойный уровень жизни своим сотрудникам. Расходы, выделяемые компанией на финансирование социальной сферы, составляют более 7,5 млн. рублей в год и включают в себя:
- компенсацию расходов трудящихся и их детей на санаторно-курортное лечение и отдых;
- проведение за счет предприятия ежегодных профилактических медицинских осмотров;
- бесплатное питание работников, занятых на вредных и опасных производствах;
- проведение культурно-массовых спортивных и праздничных мероприятий;
- поощрение передовиков производства, обучение и повышение квалификации персонала за счет средств предприятия;
- благотворительную и материальную помощь;
- компенсацию коммунальных услуг работникам, льготы пенсионерам за энергоресурсы.
В настоящий момент на предприятиях ЗАО «Сибирский антрацит» работает около 2230 человек. С вводом в действие новой фабрики создано порядка 700 рабочих мест. Новые кадры привлечены за счет машинистов больших бульдозеров и карьерных экскаваторов, водителей БелАЗов и других специальностей.
На базе крупнейших предприятий района - ЗАО «Сибирский антрацит», ЗАО «Новосибирский электродный завод», ОАО «Линевский домостроительный комбинат» в апреле-июне 2009 года организовано опережающее профессиональное обучение работников, находящихся под угрозой увольнения, а также их последующее трудоустройство на имеющиеся свободные рабочие места. Государственные гарантии предоставлены организациям для обеспечения исполнения ими обязательств по привлекаемым кредитам в 2009 году.

2.2 Анализ кадрового потенциала и трудовых показателей предприятия ЗАО «Сибирский Антрацит»

Анализ трудовых показателей на предприятии является не самоцелью, а только одним из средств совершенствования практики планирования и хозяйственного руководства в области труда. Важно отметить, что необходим комплексный анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимозависимости от изменений уровня всех других [10].
Достаточная обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства.
Анализ трудовых показателей целесообразно начинать с выяснения изменений численности кадров по всем категориям работающих ЗАО «Сибирский антрацит».
Рассмотрим обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами в таблице 2.

Таблица 2 - Обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами за 2013-2014 гг
Категории работающих	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %	
	2013 г	2014 г	2013 г	2014 г	
Рабочие	1489	1698	84,6	84,6	
Руководители	107	118	6,1	5,9	
Специалисты	150	176	8,5	8,8	
Служащие	13	15	0,7	0,7	
Итого:	1759	2006	100	100	

Увеличение численности рабочих происходит при одновременном незначительном уменьшении численности и удельного веса руководителей в составе предприятия. Это обусловлено изменениями в структуре управления предприятием. Увеличение численности специалистов является результатом подбора специалистов необходимой квалификации.
При решении задач повышения конкурентоспособности предприятия особое внимание необходимо уделять вопросам качественного состава рабочей силы соответственно требованиям, предъявляемым на международных рынках.
Проанализируем качественный состав трудовых ресурсов по квалификации в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3 - Состав рабочих ЗАО «Сибирский антрацит» по квалификации за 2013-2014 гг
Разряд рабочих	Тарифные коэффициенты	Среднесписочная численность, чел	
		2013	2014	
I	1	0	0	
II	1,3	0	0	
III	1,81	54	64	
IV	2,35	215	235	
V	2,95	663	701	
VI	3,46	557	698	
Итого:		1489	1698	
Средний тарифный разряд рабочих	-	3,01	3,03	

Определяем средний тарифный коэффициент ТКср рабочих [12]

ТКср = (ТКi × Чi) / Чi, (1)

- средний тарифный коэффициент рабочих 2013 г.,
ТКср = (1,81 × 54 + 2,35 × 215 + 2,95 × 663 + 3,46 × 557)/1489 = 3,01;
- средний тарифный коэффициент рабочих 2012 г.,
ТКср = (1,81 × 64 + 2,35 × 235 + 2,95 × 701 + 3,46 × 698)/1698 = 3,03;
Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ сравним средние тарифные разряды работ рабочих. Судя по положительной динамике среднего тарифного коэффициента рабочих ЗАО «Сибирский антрацит», их квалификационный уровень за анализируемый период повысился на 0,2.
Далее проанализируем качественный состав трудовых ресурсов ЗАО «Сибирский антрацит», по стажу работы и возрасту в соответствии с таблицей 4.

Таблица 4 - Распределение работников ЗАО «Сибирский антрацит» по трудовому стажу за 2013-2014 гг
Группы работников по трудовому стажу	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %	
	2013	2014	2013	2014	
До 1 года	124	128	7	6	
От 1 до 3	232	252	13	13	
От 3 до 5	279	287	16	14	
От 5 до 10	384	435	22	22	
От 10 до 15	403	458	23	23	
Свыше 15 лет	337	446	19	22	
Итого:	1759	2006	100	100	

Данные таблицы 4 в целом отражают положительную динамику состава работников ЗАО «Сибирский антрацит» по трудовому стажу.
За анализируемый период снизился удельный вес работников со стажем работы до 1 года и составил 0,1%.
Наблюдается снижение удельного веса работников со стажем от 3 до 5 лет.
Это ставит перед руководством предприятия задачу направленную на устранение снижения профессионального опыта работников и мотивированный подход к работе с персоналом.
Состав работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5 - Состав работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку за 2013-2014 гг.
Группы работников по возрасту, лет	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %	
	2013	2014	2013	2014	
1	2	3	4	5	
до 18	0	0	0	0	
от 18 до 19	16	24	1	1	
от 20 до 29	354	472	20	24	
от 30 до 39	569	627	32	31	
от 40 до 49	478	509	27	25	
50 и старше	342	374	19	19	
Итого:	1759	2006	100	100	

Изменение состава работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку идет в направлении увеличения удельного веса работников в возрасте от 20 до 29 лет и сокращения удельного веса работников в возрасте от 30 до 49 лет.
Кадры предприятия находятся в постоянном движении, обусловленном приемом и увольнением работников в связи с переходом на другие предприятия, призывом в армию, уходом на пенсию, увольнением по собственному желанию и другим причинам. В результате численный состав работников предприятия постоянно изменяется [8].
Для характеристики движения рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» рассчитаем и проанализируем динамику следующих показателей:
Коэффициент оборота по приему рабочих (Кпр) рассчитывается как отношение количества принятого персонала на работу к среднесписочной численности персонала:
Кпр = 1078 / 2006 = 0,54.
Коэффициент оборота по выбытию рабочих (Кв) рассчитывается как отношение количества уволившихся персонала на работу к среднесписочной численности персонала:
Кв = 767 / 2006 = 0,38.
Коэффициент замещения (Кз), рассчитываемый как отношение числа принятых минус уволенных работников за анализируемый период к среднесписочной численности работников:
Кз = (1078 - 767) / 2006= 0,16.
Коэффициент текучести кадров (Ктк) рассчитывается как отношение уволившихся работников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины к среднесписочной численности персонала:
Ктк = 653 / 2006 = 0, 33.
Коэффициент постоянства состава персонала предприятия (Кпс) рассчитывается как отношение количества работников проработавших весь год к среднесписочной численности работников:
Кпс = 1608 / 2006 = 0,80.
Анализ движения рабочей силы представлен в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5 - Анализ движения рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг
Показатели	Значения	
	2013	2014	
Численность персонала на начало года	1647	1919	
Принято, чел	805	1078	
Уволено, чел	533	767	
в т. ч. по собственному желанию и за	521	653	
нарушению трудовой дисциплины			
Численност ьперсонала на конец года	1919	2230	
Среднесписочная численность, чел	1759	2006	
Коэффициенты:			
оборота по приему	0,46	0,54	
оборота по выбытию	0,30	0,38	
текучести	0,30	0,33	
постоянства кадров	0,78	0,80	
замещения	0,15	0,16	

Анализируя движение рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» мы видим, что коэффициент текучести кадров незначительно увеличился и составляет 0,33. Отрицательная динамика коэффициента текучести говорит о том, что за этот период руководством ЗАО «Сибирский антрацит» было предпринято недостаточно кадровых мероприятий по снижению данного показателя, одного из резервов сокращения потерь рабочего времени и повышения эффективности использования трудовых ресурсов.
Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования рабочего времени в соответствии с таблицей 6.

Таблица 6 - Анализ использования трудовых ресурсов предприятия ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг.
Показатель	На одного рабочего	Отклонение на одного рабочего	
	2013	2014	+ / -	
Среднесписочная численность (ЧР)	1759	2006	247	
Отработано дней одним рабочим за год (Д)	249	243	-6	
Отработано часов одним рабочим за год (Ч)	2067	1993	-74	
Средняя продолжительность рабочего дня (П), ч	8,3	8,2	-0,1	
Общий фонд рабочего времени (ФРВ)	3635842	3996990	361148	

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня в соответствии с формулой (2):

ФРВ = ЧР × Д × П, 		 			(2)

Как видно из приведенных данных, имеющиеся трудовые ресурсы на данном предприятии используются недостаточно полно. В среднем одним рабочим в отчетном году отработано 243 дней, вместо 249 дней.
Целодневные потери рабочего времени (ПРВ) на одного рабочего увеличились на 6 дней, что составило:
ПРВ 2011 г = 6 дней, а на всех 12036 (2006 ×6) дней, или 98695 (12036 × 8,2).
Существенны и внутрисменные потери рабочего времени за один день они составили 0,1 ч, а за все отработанные дни всеми рабочими 48746 ч.
2006 × 243 × 0,1 = 48746 часов.
Общие потери рабочего времени составили:
ПРВ 2011 г = 147441 ч. (98695 + 48746)
Для выявления причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени сопоставим в анализе использовании фонда рабочего времени предприятия ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг. в таблице 7.

Таблица 7 - Анализ использования фонда рабочего времени ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг
Показатель	На одного рабочего	Отклонение на одного рабочего	
	2013 г	2014 г	+ / -	
Календарное количество дней	365	365	0	
в т. ч. праздничные и выходные дни	116	117	1	
Номинальный фонд рабочего времени, дн.	249	248	-1	
Неявки на работу, дн.	44	49	5	
в т. ч. ежегодные отпуска	21	22	1	
отпуска по учебе	1	2	1	
административные отпуска	3	8	5	
болезни	14	17	3	
простои	3	5	2	
Явочный фонд рабочего времени (Д), дн	249	243	-6	
Продолжительность рабочей смены (П), ч.	8,3	8,2	-0,1	
Полезный фонд рабочего времени (ФРВ)				
на одного рабочего (Ч), ч.	2067	1993	-74	
на всех рабочих, ч.	3635842	3996990	361148	
Непроизводительные затраты рабочего времени, ч.	4	5,3	1,3	

Потери могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами, не предусмотренными планом: дополнительные отпуска с разрешения администрации, заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности, прогулами, простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов, из-за отсутствия работы, сырья, материалов, электроэнергии, топлива и т.д.
Напряженность в обеспечении ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами может быть несколько снята за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, роста производительности труда работников, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрения новой более производительной техники, усовершенствования технологии и организации производства.
Полноту использования трудовых ресурсов оценим по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.
В ЗАО «Сибирский антрацит» большая часть потерь вызваны субъективными факторами: простои, прогулы, административные отпуска без сохранения содержания, что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда рабочего времени, которые составили:
ПРВ2011 = (1+1,5+5) × 8,3 = 62 часа на одного рабочего или 62 × 2006 = =124372 часа на всех рабочих.
ПРВ2011 = 124374 / 2067 = 60 чел.
Недопущение их равнозначно высвобождению (экономии численности ЭЧ).

2.3	
Организация кадрового учета на предприятии

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю генерального директора начальнику по работе с персоналом (Приложение А).
Задачами отдела кадров ЗАО «Сибирский Антрацит» являются:
- комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;
- разработка кадровой политики и стратегии организации;
- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;
- контроль правильности использования труда работников в подразделениях организации.
Обязанностями работников отдела кадров являются:
- составление и утверждение организационно-распорядительной документации (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о структурном подразделении, график отпусков, должностные инструкции);
- работа с персональной документацией: трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника;
- составление и утверждение распорядительной документации;
- работа с учетной кадровой документацией (учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации; документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом);
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- отправка исходящей корреспонденции;
- подготовка факсов и их отправка;
- прием факсов.
Отдел кадров ЗАО «Сибирский Антрацит» возглавляет начальник отдела кадров. Функциями начальника отдела кадров являются:
- осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.
- организация проведения аттестации работников предприятия.
- научно-методическое обеспечение кадровой работы.
- осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.
- создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:
- возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;
- организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;
- участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;
- проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;
- проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
- участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;
- организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;
- обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;
- проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;
- осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
- проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;
- обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;
- организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение;
- обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;
- руководить работниками отдела.
Инспекторы отдела кадров выполняют следующие функции:
- подготовка документов по приему и увольнению сотрудников, подготовка приказов по предприятию, ведение и учет трудовых книжек, ведение и учет личных карточек и табеля рабочего времени, внесение информации в базу 1С-Кадры;
- организация ремонта оргтехники, закупок канцтоваров;
- оформление заказа канцтоваров;
- поиск необходимой информации в Интернете;
- контроль возврата отгрузочных документов, ведение списка вовремя невернувшихся документов.
В обязанности секретаря входит:
- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия);
- обеспечение телефонных переговоров сотрудников;
- организация приема посетителей.
Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются работниками отдела кадров. Данная форма ведения делопроизводства называется централизованной формой. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением.
В «Сибирский Антрацит» все операции с документами осуществляется инспектором отдела кадров, в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности регистрирует входящую, внутреннюю и исходящую документацию, издает приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию.
Журнал регистрации входящей, исходящей и внутренней документации находится у начальника отдела кадров. Все журналы регистрации документов обновляются каждый календарный год.
Документооборот в «Сибирский Антрацит» осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения и пунктами технической обработки документов на предприятии. По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.), в соответствии с рисунком 1.
Этапы обработки входящего документа, на примере входящего письма:
- работник отдела кадров регистрирует документ, присваивает ему уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата документа поступления в организацию;
- работник отдела кадров передает документ руководителю;
- руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через работника отдела кадров. Работник отдела кадров вносит резолюцию в регистрационный журнал;
- исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа);
- работник отдела кадров (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа;
- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 1 - Документопоток входящих документов «Сибирский Антрацит»

Входящий документопоток любой организации складывается из:
- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.), в соответствии с рисунком 2.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Этапы обработки исходящего документа, на примере ответа на письмо:
- исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ оформляется исполнителем, а работник отдела кадров проверяет правильность оформления;
- оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия;
- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;
- зарегистрированный документ отправляется адресату;
- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 2 - Документопоток исходящих документов «Сибирский Антрацит»

3. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.), в соответствии с рисунком 3.
Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на увольнение:
- внутренний документ составляется работником отдела кадров или в структурном подразделении;
- согласование проекта документа;
- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;
- зарегистрированный документ передается в структурные подразделения;
- копия документа подшивается в дело.

Рисунок 3 - Документопоток внутренних документов «Сибирский Антрацит»

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
ЗАО «Сибирский Антрацит» используется такая топология компьютерной сети, как шина. Топология типа шина, представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Рисунок 4 - Схема локальной сети «шина», используемая в отделе кадров ЗАО «Сибирский Антрацит»

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Оно включает в себя операционные системы, системы программирования, сервисные программы [1].
На данном предприятие для учетов кадров используется программа «1С v6.0 - Предприятие».
Основные недостатки программы 1С:
1.	Основное применения 1С: решения задач налогового и бухгалтерского учета.
2.	Настройка, внедрение и запуск должен осуществляться только квалифицированным программистом 1С.
.	Необходимость заказывать услуги поддержки компании 1С.
.	Платные обновления продуктов.
.	Низкая безопасность и защищенность информации, используемой 1С
Одной из самых главных проблем на ЗАО «Сибирский Антрацит» по ведению учета кадров - это использования устаревшей программы «1С v6.0 - Предприятие».
Предприятие не может нормально перейти на новую версию, потому что кардинально изменился язык и объекты платформы современных программ 1С. Кроме покупки системы «заново», требуется понести все затраты сделанные на доработку системы v. 6.0, т.к. не существует инструментов анализа «старого» кода и трансформации этого кода в новую платформу. Поэтому начались проблемы с полной автоматизацией учета кадров, часть документов на предприятие ведется в ручную. Большое количество времени тратится на обработку документов.
Проанализировав документацию компании, были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.

3. Совершенствование документационного обеспечения кадрового учета на предприятии

.1. Разработка основных направлений совершенствование кадрового учета на предприятии

В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, участия значительного числа специалистов в принятии управленческих решений и в связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа становится необходимым использование промышленной системы автоматизации с широким набором функций.
На предприятие ЗАО «Сибирский Антрацит» используется устаревшая автоматизация бизнес-процесса, с помощью программы «1С v6.0 - Предприятие».
- программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.
Сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач. Однако не стоит забывать, что изначально продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами). Недостатки этой программы более подробно написано во 2 главе.
ЗАО «Сибирский Антрацит» крупное промышленное предприятие, использующее устаревшую систему учета кадров, что негативно влияют на работу предприятия. Большое количество времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведется без использования современных программ по автоматизации делопроизводства.
Проанализировав документацию были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.
Проблемы предприятия в области учета кадров:
- потеря большого количества времени на поиск документов;
- отсутствия унифицированных форм;
- затрата времени на согласование, утверждение документов и их рассылку.
- невозможность одновременной работы с документами несколькими пользователями;
- неэффективное хранением документации.
Для устранения вышеперечисленных недочетов предлагается:
- разработать альбом унифицированных форм документов;
- внести предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота. При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов;
- разработать проект руководства пользователя автоматизированной системой;
- разработать поэтапный план внедрения автоматизированной системы.
Внедрение современной автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

3.2	Применение автоматизированного кадрового учета в соответствии со спецификой предприятия

Задача учета наличия и движения кадров занимает ведущее место в системе управления.
Увеличение масштабов предприятия приводит к увеличению количества рабочих, а необходимость ее учета связана с увеличением аппарата управления, занимается сбором, обработкой и анализом информации по учету наличия и движения кадров предприятия.
Поскольку учет и контроль за наличие и движением кадров является одним из самых сложных и трудоемких частей учета кадров и связанн с обработкой больших объемов учетной информации и сложными расчетами, предлагается автоматизировать процесс учета наличия и движения кадров с использованием современных компьютерных программ. Успешное решение этой задачи во многом зависит от рациональной организации информационного обеспечения, которое позволяет решать такие проблемы как: централизованное управление данными, информационная совместимость, гибкость и эффективная актуализация информационной базы.
При автоматизации с помощью информационной системы уменьшаются объемы ручного труда, уменьшается время на обработку и получение необходимой информации, растет производительность труда работников отдела кадров.
Помимо автоматизации делопроизводственных функций полнофункциональной системы электронного документооборота должна удовлетворять следующим требованиям:
- корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе);
- открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами);
- возможность устранения неполадок программистами предприятия;
- защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи);
- телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet).
Вышеперечисленным критериям автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления, необходимым ЗАО «Сибирский Антрацит», наиболее соответствует система «БОСС-Кадровик».
С 1993 года система «БОСС-Кадровик» прошла путь от заказной разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления. Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам [16].
Система «БОСС-Кадровик» позволяет:
- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;
- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
- набор персонала на вакантные должности;
- вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.
Система «БОСС-Кадровик» состоит из 3 контуров: учетно-вычислительный контур, контур управления кадровыми процессами, контур анализа кадровых процессов.
Основная задача учетно-вычислительного контура - описание организационной структуры предприятия, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Также система позволяет автоматизировать работы по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.
Система «БОСС-Кадровик» - это:
. Полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «БОСС-Кадровик» (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников).
. Механизм неограниченного расширения хранимой информации и быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность электронного архивирования документации в любых форматах быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем (без программирования).
. Управление изменениями: планирование организационных структур, штатных расписаний, фондов оплаты труда поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.) • поддержка массовых (потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников.
. Поддержка технологий корпоративного управления персоналом:
- поддержка единых классификаторов на основе корпоративных кадровых политик;
- поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе корпоративных правил;
- двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие - объединение - холдинг);
- поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.) индикация отклонений в кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации процессов.
. Высокая масштабируемость (по функциональному использованию и производительности, вплоть до регионального и федерального уровня) и проектная наращиваемость.
. Единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок.
. Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия.
. Полная открытость для развития и модификации:
- промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ;
- открытый код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи, разрабатывать вторичные и новые модули.
. Глубокая защита данных:
- от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты;
- на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями.
. создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе в форматах Microsoft® Office™.
. возможность выбора платформы: Microsoft® SQL Server™, Oracle® Server.
. полная совместимость с различными внешними системами.
. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами.
Все данные хранятся в единой базе вместе с информацией о текущих изменениях приказах и т.д. Историю всех изменений возможно получить на любую дату. Массив данных с годами критически не увеличивается и не влияет на быстродействие системы. В системе «БОСС-Кадровик» Вы нигде не найдете кнопок удаления информации или похожего интерфейса. Пользователь видит только актуальную информацию, а не актуальная информация убирается из зоны видимости пользователя. Историческую информацию всегда можно посмотреть через специализированные отчеты и интерфейсы.

3.3	Определение экономической эффективности совершенствования кадрового учета на промышленном предприятии

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта. Оценка эффективности определяется отношением результатов к затратам. Затраты оцениваются исходя из стоимости внедрения системы.
Результаты можно разбить на две составляющие - количественная эффективность и качественная эффективность.
Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были использованы данные за декабрь месяц 2014 года.
Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на предприятии осуществлялся, используя статистический метод.
Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют 1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени после проведения автоматизации в декабре 2014 года составила 455,6 минут.
Общее количество времени в месяц составляет 7,6 часов (455,6/60), или 1 день (7,6/8)
Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 8.

Таблица 8 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов
Показатели	Ед. измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение, понижение	
		Базовый	Проектируемый		
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	21	1	

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:
. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;
. Стоимость потребляемых энергоресурсов;
. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.
Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 9.

Таблица 9 - Исходные данные для расчета эффективности
Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	Базовый вариант	Проектируемый вариант	
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	Руб.	12000	12000	
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн.	22	21	
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22	
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,4	0,4	
Количество энергии, необходимой для освещения в час	b	кВт	0,04	0,04	
Действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч	k	Руб./кВт*ч	2,7	2,7	
Число дней в году, необходимое для работы на компьютере	В1	дн	249	237	
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	249	249	
Время работы специалиста за компьютером в течение рабочего дня	Ч1	час	8	8	
Количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час	Ч2	час	4	4	
Балансовая стоимость оборудования	Кб	руб. 	19720	19720	
Число машин, шт.	n	шт. 	1	1	
Норма отч. на аморт. комп.	a1	%	20	20	
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3	
Годовой полезный фонд времени работы оборудования	ПФ ВР	час	2400	2400	

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.
Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться формулой (3):

ЗП = (1 + 0,34) * (12 * О *Д/К), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;
О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;
К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.
Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную плату обслуживающего персонала:
ЗП = (1 + 0,34) * (12 * 12000 *22/22) = 192960 руб.
Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):
ЗП = 1,34 * 12 * 12000 *21/22 = 183312 руб.
Годовая экономия в заработной плате составит 9648 руб.
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (4)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;- действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;
А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;- количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;
В1 - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;
В2 - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;
Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;
Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.
С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы:
Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4) = 2259 руб.
Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 23 дня работы:
Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.
Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 104 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (5):

САМ = Кб *a1*b1*B1*Ч1*ФРВР, (5)

где Кб - балансовая стоимость машины;, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;- число дней работы аппаратуры;
Ч1 - количество часов работы оборудования;
ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:
САМ = 3764,5 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:
САМ = 3583,1 руб.
Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 181,4 руб.
Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:
С1 = 192960+2259+3764,5 = 198983.5 руб.
Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:
С2 = 183312 +2155+3583,1 = 189050,1 руб.
Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:
С1 - С2 =198983.5 -189050,1 = 9933,4 руб.
Поскольку планируется установка данной программы на 15 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять:
ГЭ = 9933,4 * = 149001 руб.
В целом годовая экономия будет составлять 149001 руб.
С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы «БОСС-Кадровик» экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты на 149001 руб.

Заключение

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы все поставленные задачи были решены. Были изучены теоретические и правовые аспекты работы отдела кадров.
Увеличение количества обрабатываемых документов в ЗАО «Сибирский Антрацит», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.
Система «БОСС-Кадровик» имеет преимущество во всех направлениях совершенствования системы организации документооборота.
Система «БОСС-Кадровик» поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы, планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику, производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров, вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников, набор персонала на вакантные должности, вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.
Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.
Экономия от внедрения данной программы составляет 149001 руб. в год.
Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Важность этого подтверждается повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

Список использованных источников

1. Ажеронок В.А, Габец А.П. Профессиональная разработка в системе «1С: Предприятие 8».: 1C - Паблишинг, -2012.
. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 55 с.
. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М..2008 - 105 с.
. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.: ИНФРА - М, 2000. - 86 с.
. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Финансы и статистика, 2008. - 352 с.
. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. Компьютерные технологии в кадровых службах / Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. - И.:ИГЭА, 1997. - 198 с.
. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом/ Глинских А.И. - М.: «Компьютер-Информ», 2004. - 17 с.
. Грянина Е.А. Секреты профессиональной работы с «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8». Кадровый учет и управление персоналом. 1С-Паблишинг, 2011. - 510 с.
. Карпова Г.Е. Базы данных модели, разработка, реализация. /Г.Е. Карпова. - СПб.: «Питер», 2001. - 304 с.
. Кулябов, Д.С. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов / Д.С. Кулябов, А.В. Королькова. - М: РУДН, 2008. - 173 с.
. Лебедев А.Н. Visual FoxPro 9 / Лебедев А.Н. - М.: «НТ Пресс», 2005. - 328 с.
. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2007. 128 с.
. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. - М., 2007 43 с.
. http://kak-bog.ru/otdel-kadrov-na-predpriyatii
. http://www.agni-rt.ru/index.php/structure/departmens/kadry.html? start=1
. http://www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
. http://centos.moy.su/news/nedostatki_1s/2010-07-07-33
. http://v8.1 c.ru/overview/Term_000000608.htm