Выпускная квалификационная работа

Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

Введение

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Правильная постановка ДОУ в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М.И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

)        изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;

)        провести анализ документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк;

)        разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления.

Объект исследования совершенствование ДОУ в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

В дипломной работе были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись: диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломной работы использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2007-2011 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломноёёц2й работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления.

Во второй главе дипломной работы проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «ГРАНД», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» и разработаны мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломной работе.

управление документационный экономический

1. Теоретические основы документационного обеспечения управления

.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ДОУ, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное ведение документации, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от достоверности и оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации документоведения [40, с. 3].

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Понятие «документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.

Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

информационная - создается для сохранения информации;

социальная - является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;

коммуникативная - выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

культурная - средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

управленческая - важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);

правовая - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

исторического источника - выступает в качестве источника научных сведений [30, с. 161].

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно - распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны и последовательность и размещения на документе [10, с. 5].

В Типовой инструкции перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), можно грамотно оформить любой документ [31, с. 16].

Система документационного обеспечения включает документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием:

документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление оформление согласование и изготовление;

организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.

Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно-технические платформы предприятия. Все другие компоненты управления (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Число документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Величина документооборота используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, определение загруженности аппарата управления [33, с. 95].

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства, они представлены комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделения и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К таким документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирования картотеки исполненных документов. Форму контроля выбирают исходя из возможностей предприятия. Аналогично формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной [19, с. 102].

Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии.

Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; по теме (содержанию) - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу; по корреспонденту (автору), региону - стране, республике, области, городу, району и др. [33, с. 114].

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения [7, с. 3].

Под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [7, с. 3].

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе.

Нормативно-методологическая база ДОУ - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методологических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы ДОУ - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Она включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.

Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере ведения документации. Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с документами регистрируются специальными федеральными законами.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной.

Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.

Рекомендательная часть ГСДОУ дополняет и разъясняет нормативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В документоведении существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении в работе с ними.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов;

определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.

Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:

проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;

анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

анализ существующего документооборота предприятия;

анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

анализ номенклатуры дел предприятия;

фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

выявление недостатков в документационном обеспечении управления;

подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ;

составление технического задания на проектирование;

разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;

внедрение.

Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.

Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить, возможно, более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное исследование. Исследованию подлежат:

функции, задачи и структура организации;

организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

документы организации (оформление и содержание);

характер загрузки ведения документации основных специалистов;

организация работы с документами;

технология прохождения документов;

организация изготовления (набора) и размножения документов;

организация доставки (движения) документов;

организация текущего хранения документов и сдача в архив.

В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности [17, с. 63]. Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.

Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.

Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.

Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации.

Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.

Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.

Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.

Для определения характера загрузки рабочего времени по ведению документации основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, мною использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации ДОУ.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников с документами и обеспечения рациональной организации труда.

В технологии фотографии рабочего дня я выделила три этапа:

- наблюдение;

систематизация полученных данных;

анализ полученных результатов.

В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставлялись время и длительность операции.

Далее составлялся расчет затрат рабочего времени, который позволил суммировать затраты времени.

При систематизации полученных данных приводила их в единую систему.

Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании [17, с. 45].

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня [38, с. 18].

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

- не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.

Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.

Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности [26, с. 68].

При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.

Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:

методы сбора информации;

методы анализа информации;

методы проектирования регламентов.

При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:

- описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;

быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;

всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.

Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.

Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;

типовые положения и должностные инструкции.

Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.

Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:

при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;

высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;

считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту.

Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.

При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению [26, с. 66].

Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.

Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.

Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:

¾      сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

¾      исключению потерь документов;

¾      оптимизации процесса согласования документов;

¾      централизованному хранению текстов документов, подготовленных в

электронной форме, и их графических образов;

¾      контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с

момента их получения или создания до завершения исполнения;

¾      своевременному информированию сотрудников и руководства

о поступивших и создаваемых документах;

¾      контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.

2. Современное состояние документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк

.1 Характеристика предприятия ООО «ГРАНД»

ООО «ГРАНД» - общество с ограниченной ответственностью.

Высшим должностным лицом является генеральный директор.

Юридический адрес предприятия: 453500, РБ г. Белорецк, ул. Маяковского, 14.

ОГРН: 1020201626158

ИНН: 0256007301

ОКПО: 04736382

ОКАТО: 80401380000

Общество является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица, согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, товарный знак.

Предприятие создано на основе Закона «О предприятиях и предпринимательской деятельности» и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом.

Предприятие строит свои отношения с другими юридическими и физическими лицами во всех сферах деятельности на основе договоров. Предприятие реализует товары, услуги по ценам и тарифам, установленным предприятием. Обладает хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта, установлении цен, оплаты труда, распределении чистой прибыли.

ООО «ГРАНД» является заводом производителем строительного оборудования, продолжателем лучших традиций своих предшественников ОАО «Стройинструмент» и «Белорецкого завода механизированного строительного инструмента», продукция которых существует на рынке строительного оборудования уже более 30 лет. Поставка продукции может осуществляться со склада завода, Республика Башкортостан г. Белорецк, а также с транзитного склада в г. Москва. В 2008 году продукция ООО ПК «ГРАНД» удостоена дипломов республиканского конкурса «Лучшие товары Башкортостана», Диплома лауреата XII конкурса «Золотая медаль «Европейское качество» и награжден Золотой медалью и является Дипломантом программы «100 лучших товаров России».

ООО «ГРАНД» взаимодействует с большим числом поставщиков и имеет постоянных клиентов. У ООО «ГРАНД» сложились прочные связи в поставщиками комплектующих и партнерами. Закупка комплектующих осуществляется из Китая, Швеции, Германии и некоторых городов России.

Динамично развивающееся предприятие российского машиностроения, крупнейший производитель переносных электрических бетоносмесителей, пневматических отбойных молотков, краскопультов. Завод «ГРАНД» входит в Группу компаний «Энтузиаст», специализирующуюся на поставке инструмента и оборудования для строительства в России на протяжении 20 лет.

Вся выпускаемая продукция имеет сертификат соответствия. Гарантия на продукцию составляет 6 месяцев, имеются сервисные центры во многих городах РФ. Сырье, материалы и комплектующие для производства продукции поставляются ведущими производителями России. Продукция предприятия поставляется во все города Российской Федерации и страны СНГ.

Отношения работников и предприятия складываются на условиях трудовых договоров.

Прекращение работы предприятия может осуществляться путем его ликвидации, либо реорганизации на условиях и в порядке, предусмотренным законодательством.

Организационной структурой управления ООО «ГРАНД» является линейная структура (Приложение 4), следовательно, результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Положения по отделам содержат четкое определение задач, функций, обязанностей, прав и ответственности, а также подчиненность и взаимоотношения с другими отделами.

Должностные инструкции соответствуют нормам действующего трудового законодательства РФ, содержат четкое определение должностных обязанностей и требований при приеме на работу.

Штатная численность соответствует потребностям предприятия в трудовых ресурсах (руководство, ИТР и рабочие, служащие), определена на основании нормативной численности и фактически сложившихся особенностей работ за предыдущие периоды.

Отношения работников и предприятия складываются на условиях трудовых договоров.

На предприятии ООО «ГРАНД» существует четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов, а так же осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

На основе структурной схемы ООО «ГРАНД» определим, какие решения, принимают члены руководящего состава Компании, в зависимости от их функциональных обязанностей.

Генеральный директор:

1.  Принятие решений, касающихся управления денежных потоков.

2.      Принятие решений, касающихся рентабельности предприятия.

Коммерческий директор:

1.  Формирование ценовой политики и приятие решений относительно отступлений от нее, в зависимости от предложений клиентов, возможностей Компании и общей ситуации на строительном рынке.

Отдел сбыта:

.        Принятие решений, касающихся вопросов отдела закупа.

.        Принятие решений, касающихся продвижения продукции фирмы.

Производственный директор:

.        Принятие решений, касающихся процесса производства.

.        Регулирование мощности завода в зависимости от необходимого объема производства продукции.

.        Принятие решений, касающихся качества производимого товара.

В целом организационная структура Предприятия может считаться оптимальной с учетом специфики деятельности предприятия (многоотраслевое предприятие) и характеризуется рациональным числом структурных подразделений и должностей.

ООО «ГРАНД» строит свои отношения с партнерами на основании договоров, причем условия работы с каждым индивидуальные и зависят от нескольких факторов:

В зависимости от объема закупа за месяц:

мелко оптовые;

средне оптовые;

крупно оптовые;

дистрибьюторы.

Услуги доставки:

доставка до склада клиента;

самовывоз.

Условия оплаты:

предоплата;

по факту отгрузки товара;

по факту получения товара;

отсрочка платежа (7-21 дн.).

После составления договора он попадает к юристу фирмы для проверки грамотности его написания, и только потом его подписывает генеральный директор, при согласии со всеми условиями.

.2 Анализ документационного обеспечения управления

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому документационное обеспечение управления - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.

Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Документы поступают на предприятие от клиентов, партнеров, других предприятий; создаются в деятельности самого предприятия; поступают руководству для принятия решения, написания в виде резолюций указаний по исполнению и для подписания; отправляются адресатам.

Документы ООО «ГРАНД» оформляются в основном на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

В процессе документирования деятельности ООО «ГРАНД» создаются различные виды документов:

- организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).

Должности главных руководителей занимают опытные специалисты, хорошо знающие технологию, способные рационально планировать производство, правильно его организовать, выполнять административные функции.

В ООО «ГРАНД» используется цеховая структура управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления (Приложение 1).

Эта структура обеспечивает: единство и четкость распорядительства; согласность действий исполнителей; четкую систему взаимных связей между руководителем и подчиненными; быстроту реакции в ответ на прямые указания; получение исполнителями указанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами; личную ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Рассматривая документационную деятельность можно сказать, что для любого предприятия она включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы.

В ООО «ГРАНД» создается, принимается от других организаций масса документов, содержащая информацию различного плана экономическую, политическую, бухгалтерскую, статистическую, социальную и др.

В результате наблюдений за деятельностью служащих в ООО «ГРАНД» было выявлено, что все главные специалисты в той или иной степени занимаются документационным обеспечением управления. У директора много времени тратится на переезды, поиски документов проверку правильности вследствие халатного отношения специалистов. Главный бухгалтер выполняет работу с документами неаккуратно, наблюдаются ошибки, представляет документы с опозданием, много времени тратится на поиск документов. Главный экономист уделяет много времени планированию, организации нормирования и оплате труда, учету и отчетности, анализу, что является его основными функциями. С другой стороны много времени затрачивается на выполнение работ, не предусмотренных должностными обязанностями, имеются также потери рабочего времени, связанные с нарушением режима труда. Главный инженер составляет заявки на трудовые и материально-технические ресурсы, много времени затрачивает на работы, непосредственно являющиеся его должностными обязанностями. Наряду с этим большой удельный вес занимают переезды и переходы. Техники ведут техническую документацию, много времени уделяет технологическому руководству, оперативному управлению. Секретарь-делопроизводитель много времени тратит на телефонные звонки, работу на компьютере, копирование документов и мало времени уделяется непосредственно работе с документами, что должно быть основной его деятельности. Мало времени тратится, как на работу с поступившей, так и с исходящей документацией. Главный инженер занимается ведением технической документации: журнал приема на ремонт и выдачи из ремонта техники, технические паспорта, журнал по технике безопасности. Необходимо отметить то, что рабочий день работников аппарата управления начинается в 8-00 и заканчивается в 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. В период уборки рабочий день главных специалистов не нормирован.

Основой организации труда персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Следует отметить, что до настоящего момента в ООО «ГРАНД» отсутствует такой нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления предприятия как инструкция по делопроизводству. Она является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля их исполнения. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Анализ показывает, что из работающего в настоящее время на предприятии секретарь-делопроизводитель выполняет основные функции, связанные с документационным обеспечением управления. Он является главной фигурой делопроизводственного процесса, при этом имеет высшее образование и формально подчиняется директору. При этом, ООО «ГРАНД» не имеет службы документационного обеспечения управления.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-делопроизводителя, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-делопроизводителя в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая в ООО «ГРАНД» отсутствует.

Все документы ООО «ГРАНД» делятся на три документопотока: входящие, получаемые от других предприятий; исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия; внутренние, составленные для нужд самого предприятия. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направление движения.

Входящий документопоток составляют документы вышестоящих организаций, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения, документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий, жалобы и заявления граждан.

Этапы обработки входящих документов:

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по факсу.

В ООО «ГРАНД» по почте поступает 35% документов, по факсу - 15% документов, с помощью курьера - 10%, по электронной почте - 35% документов, от частных лиц - 5%.

На предприятии нет сотрудника документально ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами работники ООО «ГРАНД». Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Поэтому регистрация входящей, исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов проводится не четко.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

При получении документов проверяется правильность их доставки (корреспонденция, доставленная не по адресу, пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю.

На этом этапе предварительного рассмотрения документов секретарь-делопроизводитель обязан распределить корреспонденцию между генеральным директором и структурными подразделениями. На входящих документах проставляется отметка об их исполнении, и они регистрируются в специальном журнале регистрации документов.

Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представленной в документе. Далее документ с резолюцией поступает главному бухгалтеру. После регистрации документ передается на исполнение. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих предприятий, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других предприятий, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.

Часто на предприятии не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «ГРАНД» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется.

В связи с отсутствием контрольных сроков:

не ведется проверка хода исполнения документов;

исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения;

сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Исходящие документы в ООО «ГРАНД» в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой вариант - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Документ оформляют на бланке, причем исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Бланк должностного лица или бланк структурного подразделения используется в том случае, если должностное лицо или руководитель структурного подразделения имеет право подписывать вид документа, оформляемого на соответствующем бланке. Это право закреплено в должностной инструкции лица, составляющего документ.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа предприятия оформляется гриф согласования лишь в том случае, когда документ необходимо согласовать с другими организациями.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками предприятия, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которую несет профессиональную ответственность. Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

Некоторые документы предприятия обретают юридическую силу после их утверждения. Этот особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Секретарь-делопроизводитель ООО «ГРАНД» имеет у себя перечень документов, требующих утверждения.

Подготовленный и оформленный документ передается на подпись руководителю, в бланке проставляется дата подписания документа.

Полностью готовый подписанный документ передается для регистрации и отправки.

Обработка и отправка исходящих документов проводятся секретарем-делопроизводителем предприятия. Перед заклейкой конвертов он не всегда проверяет наличие всех вложений, правильность, точность написанного адреса.

Документы, переданные для отправки, часто отправляются на следующий день, телеграммы и срочная корреспонденция с опозданием.

Внутренние документы предприятия проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов ООО «ГРАНД» имеют свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание [40, с. 61].

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом [7, c. 4].

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути одни будут знакомиться с его удержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, регистрировать и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

Все документы предприятия представлены двумя большими группами:

получаемые извне, от других предприятий (входящие документы);

созданные на самом предприятии.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы ООО «ГРАНД» анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

- от вышестоящих инстанции, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, предписания, приказы);

от подведомственных предприятий;

от других предприятий, не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием. Это могут быть клиенты, поставщики, частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

- Документы, созданные на предприятии, четко делятся на две группы:

- внутренние, составленные для нужд самого предприятия, и циркулирующие внутри него;

исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия.

Все документы, создаваемые на предприятии, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своего предприятия, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема. В ООО «ГРАНД» объем документооборота можно представить в таблице 1.

Таблица 1. Объем документооборота ООО «ГРАНД» по данным 2012 года

Таким образом, объем документооборота в ООО «ГРАНД» по данным 2012 года составляет 1274 документов, из них 30,69% приходится на подлинники и 69,31% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Структура документооборота ООО «ГРАНД»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (44,50%), только 30,69% документов - исходящих.

Величина документооборота нужна для:

расчета необходимой численности делопроизводственного персонала:

расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Таблица 2. Динамика документооборота за 2009-2011 годы

Данные таблицы 2 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «ГРАНД».

Объем документооборота в 2011 году по сравнению с 2010 вырос на 9,96%, а в 2012 году по сравнению с 2011 годом на 25,12%.

Таким образом в ООО «ГРАНД» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии.

Секретарь-делопроизводитель ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию документов, что в итоге должно давать централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также секретарь-делопроизводитель обязан контролировать сроки исполнения документов и снятие с контроля, организовывать работу по формированию и хранению дел, вести номенклатуру дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Совокупность всех этих положений, должна быть изложена в должностной инструкции, что существенно улучшит работу предприятия. Для сравнительно маленького предприятия как ООО «ГРАНД» не требуется введение дополнительного сотрудника, необходимо лишь разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.

В своей работе секретарь-делопроизводитель ООО «ГРАНД» пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд. Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого работника организации.

Сотрудники предприятия часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря-делопроизводителя в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «ГРАНД», секретарю-делопроизводителю необходимо создать на сервере папку с шаблонами основных видов документов для использования всеми сотрудниками, для того чтобы дальнейшая работа велась с электронными файлами этих документов.

В ООО «ГРАНД» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, уставом предприятия, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства.

Секретарь-делопроизводитель несет административную ответственность за нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов, за некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей, за неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

Секретарь-делопроизводитель может взаимодействовать с трудовым коллективом по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов, со сторонними организациями, органами власти по вопросам получения и предоставления документов.

В ООО «ГРАНД» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты).

В зависимости от сроков хранения секретарем-делопроизводителем проводится полное или частичное оформление дел. При этом большое количество дел остаются не оформленными.

Хранение документов в ООО «ГРАНД» осуществляется децентрализовано. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

В структуре ООО «ГРАНД» до настоящего момента отсутствует архив. Часть дел хранится в структурных подразделениях, часть у секретаря. Специального оборудованного помещения в хозяйстве нет, папки с делами хранятся в шкафах и столах. За сохранность документов в делах отвечает секретарь. На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [7, с. 6].

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов предприятия.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

За время существования ООО «ГРАНД» не было составлено ни одной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Формируют и хранят дела в ООО «ГРАНД» в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся у руководства.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам.

Бухгалтерия отправляет в структурные подразделения сведения о затратах на производство по элементам, сведения о выполнении производственных показателей и прочие сведения.

Структурные подразделения в свою очередь передают отчеты выполнения плана работ в натуральных измерителях и отчеты о состоянии незавершенного производства и другие документы необходимые для ведения бухгалтерского учета, а также контроля за производственной деятельностью.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, квитанции, накладные и другая подобная документация располагается в порядке последовательности их номеров.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, органами налоговой инспекции и полиции. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В комиссии могут участвовать представители следственных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

Дела размещаются в шкафах и сейфах. Выдача дел в другие организации производится лишь с разрешения руководителя организации.

Делая вывод из выше изложенного необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.

В ООО «ГРАНД» документационным обеспечением занимаются те специалисты, у которых имеется свободное время, поэтому документирование ведется неаккуратно, документы часто теряются, 10% рабочего времени тратится на их поиск, допускаются ошибки при оформлении документов, документы отправляются с опозданием, перед отправкой документов правильность их проверяется не всегда. Такая ситуация объясняется тем, что в ООО «ГРАНД» ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не несет, отсутствует важные документы по организации делопроизводства, а именно должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, номенклатура дел и инструкция по делопроизводству, документы не имеют четко обозначенного графика, вследствие этого теряются. имеет место дублирование и параллелизм функций. Существующая в организации система документационного обеспечения управления не является оптимальной для работников, не побуждает их к эффективной деятельности и не создает для нее соответствующих условий.

Все существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. Для этого потребуется разработать техническое задание на проведение проекта совершенствования документационного обеспечения управления.

3. Совершенствование документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк

.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

инструкция по ведению делопроизводства;

график документооборота;

должностная инструкция секретаря - делопроизводителя;

номенклатура дел.

Содержание мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления представлено в виде таблицы 2.

Таблица 2. Содержание мероприятий совершенствования документационного обеспечения управления

. В результате анализа ДОУ ООО «ГРАНД» были выявлено отсутствие необходимого нормативно-методического документа, такого как инструкция по делопроизводству. Это и определило данное направление совершенствования делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы, относящиеся к специфике деятельности предприятия. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников предприятия как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Инструкция разрабатывалась на основе анализа деловой деятельности, и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов связанных с деловой деятельностью.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «ГРАНД». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

. Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.

Это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. Она необходима секретарю-делопроизводителю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Правильно определенные должностные обязанности - это основа эффективного управления. Руководители и специалисты должны знать, каковы их полномочия. При этом необходимо выделять обязанности, которые не могут быть делегированы другим. Круг должностных обязанностей определяется на основе типовых должностных инструкций и конкретизируется в зависимости от особенностей разделения и кооперации труда в организации.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, т.е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения.

3. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

. Проектирование номенклатуры дел организации

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ГРАНД» следует отметить, что отсутствует архив предприятия.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать управленческие решения.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

Формирование дела в организации начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. На обложке указывается название организации. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения, например, бухгалтерия. Ниже в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Внизу обложки дела указывается срок хранения дела (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Документы постоянного и временного хранения в организации группируются в отдельные дела.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

В архивах организации, в специальных архивах документы следует хранить в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

. Разработка матрицы распределения функций документационного обеспечения управления (Приложение 2).

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Управленческое решение - это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, решить ту или иную проблему. Функции документационного обеспечения управления тесно связаны с выработкой управленческого решения, так как именно в документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. В практической деятельности руководители и специалисты постоянно сталкиваются с необходимостью принимать различного рода решения. Это один из важнейших моментов их деятельности, продукт их труда.

Процесс подготовки и принятия решения состоит из нескольких этапов: определение целей с учетом конкретной ситуации и формулирование проблемы; сбор и изучение необходимой информации; разработка возможных вариантов действий.

. Проектирование схемы маршрута движения поступающих, отправляемых и исполняемых документов (Приложение 1).

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разработаны рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют: документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы прочих организаций, жалобы и заявления граждан.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т.е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.

3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления

Внедрение в организациях выполняет ряд взаимосвязанных функций. Во-первых, объективизирует идеальный проект (решение), построенный в умах специалистов. Представляет его в форме, доступной для восприятия и понимания другим людям. Во-вторых, предоставляет производству необходимые возможности для повышения его эффективности. В-третьих, соотносит эффективность с исходным замыслом и вносит в научный проект необходимые коррективы.

Основным объектом управления и, соответственно, внедрения является организация. Внедрение ведет к изменениям подсистем организации, их элементов и связей, что в свою очередь рождает новые потребности в изменениях и обуславливает развитие организаций.

Закрепление предполагает создание механизмов, гарантирующих относительную стабильность и эффективную деятельность организации в результате внедрения нововведений. Все решения в процессе внедрения должны быть застрахованы от «неполадок», особенно это касается предприятий с современными технологиями. Регулирование и наладка должны стать неотъемлемой частью этапа закрепления внедрения научно-исследовательского проекта в организации.

Экономический эффект в результате совершенствования системы документационного обеспечения управления достигается за счет:

1.      снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей, документаций;

2.      экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функции;

.        снижения трудоемкости затрат управленческого персонала на передачу информации (документов) по ходу технологического процесса ее обработки в подразделениях организациях;

.        повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу;

.        сокращения общей длительности цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате минимизации суммы межоперационного времени.

Экономический эффект в сфере производства в результате мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления образуется за счет:

−       уменьшения простоев в производстве;

−       снижения непроизводственных расходов;

−       снижения сверхурочных часов работы;

−       устранения сверхнормативных запасов материальных ресурсов;

−       повышения оперативности управления документацией;

−       повышения производительности труда.

Рассмотрим эффективность системы документационного обеспечения управления на предприятии.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Применение на практике разработанных нормативных документов и предложений позволит более эффективно производить оперативный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку и решение конкретных задач, исключить появление возможных ошибок при подготовке отчётной документации.

Внедрение предложений обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение нагрузок, так как время, затраченное на работу с документами существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников аппарата управления.

Заключение

1. Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

. ООО «ГРАНД» - общество с ограниченной ответственностью. Высшим должностным лицом является генеральный директор. Юридический адрес предприятия: 453500 г. Белорецк, ул. Маяковского, 14.

Общество является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица, согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, товарный знак.

ООО «ГРАНД» взаимодействует с большим числом поставщиков и имеет постоянных клиентов. У ООО «ГРАНД» сложились прочные связи в поставщиками комплектующих и партнерами. Закупка комплектующих осуществляется из Китая, Швеции, Германии и некоторых городов России.

Динамично развивающееся предприятие российского машиностроения, крупнейший производитель переносных электрических бетоносмесителей, пневматических отбойных молотков, краскопультов. Завод «ГРАНД» входит в Группу компаний «Энтузиаст», специализирующуюся на поставке инструмента и оборудования для строительства в России на протяжении 20 лет.

Вся выпускаемая продукция имеет сертификат соответствия. Гарантия на продукцию с1оставляет 6 месяцев, имеются сервисные центры во многих городах РФ. Сырье, материалы и комплектующие для производства продукции поставляются ведущими производителями России. Продукция предприятия поставляется во все города Российской Федерации и страны СНГ.

. Анализ показал, что существующий порядок организации делопроизводства в ООО «ГРАНД» имеет ряд недостатков: встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует четкий порядок регистрации документов; отсутствуют необходимые организационные документы по ведению делопроизводства: инструкция по делопроизводству, график документооборота, номенклатура дел, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя; отсутствует схема маршрута движения документов.

. Процесс совершенствования документационного обеспечения системы управления, как правило, включает: унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов.

. Для усовершенствования системы документационного обеспечения в ООО «ГРАНД» предлагается разработать следующие документы: проект инструкции по делопроизводству; матрица распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления; проект должностной инструкции секретаря - делопроизводителя; график документооборота; проект схемы маршрута движения документов; проект номенклатуры дел организации.

. Ожидаемая эффективность от введения данных предложений - повышение производительности труда на 5% и выручки предприятия на 1,5%, за счет оптимизации трудовых процессов, улучшения мотивации труда, рационального распределения трудовых ресурсов.

Список использованных источников и литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая). Федеральный закон от 05.08.2000 №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) - СПС «Гарант», 2010.

2.      Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС «Гарант», 2010.

.        Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» - СПС «Гарант», 2010.

.        Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. №68). - М., 2001.

.        Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

.        Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

.        ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп-ределения. М.: Изд-во стандартов, 1998

.        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» новый национальный стандарт.

.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 2001.

.        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст) - СПС «Гарант», 2010.

.        Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: Учеб.-практ. пособие. / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб., доп.; М.: КноРус, 2009. - 238 с.

.        Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова - М.: Эксмо, 2010. - 285 с.

.        Бардаев Э.А. Документоведение: Учебник для вузов. / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Академия, 2009. - 301 с. (Высш. проф. образование «Информ. безопасность».).

.        Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. / А.Б. Барихин. - 2-е изд., перераб., доп. М.: Книж. мир, 2008. - 415 с.

.        Басаков М.И.: Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. - Изд. 3-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 473 с.

.        Березина Н.М. Современное делопроизводство. / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - Спб.: Питер, 2008. - 224 с.: ил. - (Серия «Современный офис - менеджмент»).

.        Брылев А.А. Основы научно исследовательских работ студентов. / А.А. Брылев, Н.Ю. Чаусов, Т.Н. Лобода, О.В. Полпудникова. - Калуга: издательство «Гриф», 2000. - 172 с.

.        Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело 2010.- №2. - С. 16-20.

.        Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник для вузов / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, О.А. Мухаметишина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.

.        Демин Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов. / Ю.М. Демин. - 2-е изд. доп. и перераб. - СПб: Питер, 2008. - 224 с.

.        Доскова Л. Управление персоналом / Л. Доскова. - М.: ЛитРес, 2009. - 295 с.

.        Ефимова С.А. Справочник современного секретаря. / С.А. Ефимова, А.П. Плотникова. - М.: Дашков и Ко, 2010. - 320 с.

.        Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учеб. пособие для вузов. / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2009. - 292 с.

.        Кадровое делопроизводство. Практическое пособие / Оловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Издательство: ИНФРА-М / КОНТРАКТ, 2009. - 144 с.

.        Керженцев П.М. Принципы организации / П.М. Керженцев. - М., 1968 - 112 с.

.        Кибанов А.Я. Управление персоналом: регламентация труда: Учебное пособие / А.Я. Кибанов, Г.А. Мамед-Заде, Т.А. Родкина. - М.: Издательство «Экзамен», 2008. - 480 с.

.        Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. - 4-е изд. / М.В. Кирсанов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 - 328 с.

.        Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 218 с.

.        Коробейникова Л.С., Купрюшина О.М.: Документационное обеспечение делового общения: учеб. пособие / под ред. проф. Д.А. Ендовицкого. - М.: Магистр, 2007. - 302 с.

.        Королев Ю.Б. Управление в АПК / Ю.Б. Королев, В.З. Мазлоев, А.В. Мефед и др.; Под ред. Ю.Б. Королева. - М.: Колосс, 2002. - 376 с.: ил. (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. учеб. заведений).

.        Крайская З.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. / З.В. Крайская, Э.В. Челлини - М.: Издательство НОРМА, 2009 - 321 с.

.        Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. / И.Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 520 с.

.        Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Изд. дом МЭИ, 2010. - 232 с.

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. - М.: Интел-Синтез, 2006. - 328 с.

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство в кадровой службе: Традиц. и автоматизированные технологии / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов - М., 2008. - 480 с.

.        Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С. 56.

.        Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2009. - №2. - С. 62-70.

.        Кузнецова Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2009. - №3. - С. 18-23.

.        Кузнецова Т.В. Документооборот - отражение системы управления / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2009.- №4.-С. 11-14.

.        Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2010.- №1.-С. 3-6.

.        Кузнецова Т.В. Организация работы секретаря руководителя / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2010.- №3.-С. 82-87.

.        Ларин М.В. Современные проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ) / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №1.-С. 31-33.

.        Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / Л.А. Ленкевич. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 224 с.

.        Ленкевич Л.А. Делопроизводство: Учебник. / Л.А. Ленкевич. - 3-е изд., перераб. - М.: Академия, 2009. - 252 с.

.        Меркулова Е.В. Практическое делопроизводство: Составление и оформление документов: Пособие для секретаря и кадровика. / Е.В. Меркулова. - М.: Омега-Л, 2010. - 188 с.

.        Непогода А.В.: Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) / А.В. Непогода, П.А. Семченко. - Москва: Омега - Л, 2007. - 480 с.

.        Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007. - 234 с.

.        Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа, 2010. - 281 с.

.        Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. / Л.А. Румынина. - 7-е изд., стереотип. - М.: Академия, 2009. - 224 с.

.        Труханович Л.В. Справочник по делопроизводству. / Л.В. Труханович, Д.Л. Щур - 7-е изд. перераб. - М.: Дело и Сервис, 2010. - 608 с.

.        Тукаева И.А. Секретарь-референт: Антикризисная программа. / И.А. Тукаева, Е.О. Шишкина. - М.: Вечер, 2009. - 319 с.

.        Шакиров Ф.К.: Организация сельскохозяйственного производства и менеджмент / Ф.К. Шакиров, Ю.Б. Королев, А.К. Пастухов и др.; под ред. Ф.К. Шакирова и Ю.Б. Королева. - М.: КолосС, 2008. - 607 с.

.        Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. - 2010. - №1.-С. 18-24.